公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
公文既包括党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文，也包括专用公文（红头文件），还有信息类、简报类、礼仪类、讲话类等非规范性公文，其特定体式，正式、严肃、规范；具有针对性、政策性、指导性等特征。
公文构成：由［文单］、［正文］和［附件］构成。
公文流转：由［发文］、［收文］和［交换］三部分构成。（签报不需要进行公文交换）
汇高软件协同办公平台从以下几个方面进行了公文管理的设计：


协同办公平台提供公文管理功能利用工作流的原理来建立公文流转机制，通过流程模版和流程节点保证公文流程，确保在组织机构变动和人员变动的情况下公文流程无需更新可继续使用；利用文单确保公文文单与手工文单一致；通过节点权限控制公文的审批批示；通过正文套红，文单套红完成正规格式公文，并形成手工文单归档；通过公文交换送达到各个单位，替代人工传送，保证公文的安全和准确。公文管理涵盖了收文管理、发文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文统计、公文档案等几个部分，实现了各种日常公文格式为用户提供公文的收发签、流转过程和文件归档存放、查询、统计等管理功能，同时也提供公文信息交换、查询、督办等功能。同时采用Office控件实现自动生成公文正文及发文稿纸，控制各流程步骤的相应修改权限及正文、公章不可编辑下载，自动归档等。

汇高协同办公平台公文管理提供签报管理功能，实现公文流转，无需进行公文交换。可以根据实际工作需要，使用签报功能进行请假、报销、工作报告等工作处理。具有以下特性：
l  完整的流转过程
提供完整且完善的电子公文管理功能：实现发文、公文交换、收文、归档、查询一体化公文管理过程；并提供签报管理功能，实现内部流转，无需做公文交换；
l  支持公文的领导应用
实现领导审核审批、电子盖章、签字、文单签批、提交意见等应用，为组织中各级领导处理公文提供易用工具；
l  支持公文督办
使得目标管理与督查督办相结合，规范办理流程、梳理和明确各司职能，发挥领导机关枢纽作用；
l  刚性控制与柔性管理的结合
公文流转过程中，通过公文模板（流程模板、公文正文模板等）支持公文流转的正式性、严肃性与规范性，实现公文管理的刚性控制；与此同时，汇高协同平台系统公文管理支持二元化工作流，通过会签、多级会签、回退、终止等应用，支持公文流转过程中的异常情况处理，支持符合中国国情的组织柔性管理；
l  支持留痕信息管理
提供两种留痕信息管理，一种为保留电子公文的具体修改的内容，即修改内容留痕；一种为保留修改痕迹。使得公文流转过程中，对公文的操作及操作对象、操作者都清晰可见；
l  公文高保密性与安全性
支持公文文单、正文的修改权限控制，以及增减附件的控制，支持复制、下载、打印权限控制，防拷贝，实现公文传输的安全性；
l  支持电子公文归档和安全存放
确保公文归档保存的真实、完整、安全与可识别；并提供公文文档库管理功能，实现公文分类、入卷、借阅，并记录相应操作过程；
l  支持电子印章
支持电子印章授权与校验；
l  支持跨单位传递
提供公文交换中心，实现公文在同集团、同组织下跨单位传递；
l  提供文号生成器
支持公文文号、内部文号自动生成，并提供断号管理；
l  统计查询
支持公文查询与统计自定义查询条件，实现分时分类统计与查询；
l  支持公文转发
支持收文转发文、收文转公告；
l  支持公文信息关联
公文可关联其它公文、文档中心的相关文档等；
l  支持公文流程日志
可了解到整个公文的流转状态，便于公文的发起者、处理者、督办人员对公文中每位参与者状况的了解；
l  支持处理明细查看
可以查看到各处理人的公文收到时间、处理时间，处理时长、有无延期等情况，以便清楚公文的流转效率和瓶颈所在。
发文管理
发文管理是对单位内部发文过程的自动化管理。拟稿人依据发文类型选择适合的发文模板和审批流程，送交相关领导进行审核、复核、会签、签发等工作，然后由办公室进行发文登记、编号、套头、盖章，并进行文件的发放（分发、下发、办结）等工作，最后由公文管理员对办结公文进行归档。在整个发文过程中，可实现督办、催办的功能。
提供模板导入导出功能，方便使用；发文处理单的格式可以自定义。

功能特点

1.      完全按照大型企事业单位标准化的发文流程设计，功能完善，使用方便。
2.      WORD文档和HTML表单相结合，发文的正文采用WORD文档格式，便于编辑。发文签批单采用HTML表单格式，便于统计汇总。
在发文的审批中，可以按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。

3.      发文的流程既可以采用固定流程，一个模板绑定一个流程或多个流程的方式，也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程，流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。
4.      流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人。
5.      在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。
6.      可以实现催办，督办，统计，转发，分发功能。
7.      审批结束后，可以对数据进行挂网发布并撤销操作。

功能结构