OA协同对于合同管理的价值体现
发布于：2023-11-09 15:46:19
1、 如何规避合同潜在风险，提升合同的签约效率，保障企业合法权益？
规避合同在签订和执行过程中管理权责不清，审核内容不明，违规越级审批及超期审批等合同管理问题，避免造成企业不必要的重大损失。
1.1高效透明的过程审批
将合同的结果文本与合同起草过程关联，评审过程固化关键条款，突出重点；合同修改留痕，便于追述；相关部门联合确认，减少风险，从而节约审核时间，提升审核过程透明度。1.2多级企业间的合同监管
针对大型集团企业的集权分权管理体系，对于多级企业之间的重大合同审批，打通企业之间和上下级的决策通道，建立跨组织的有效监管体系，使得合同的管控更加严谨有效。1.3合同风险的有效规避
通过规范从合同草拟、审批、签订、履行到归档各环节，保证在条款方面既保证公司利益又符合法律要求。同时合同版本管理、留痕机制得当，避免因为合同传递造成的信息混乱，保证一致性。在及时、合规的前提下完成合同审批，加强对企业经济活动的监控，避免不必要的经营风险。2、 如何建立合同资料的监管体系，避免合同纠纷，维护企业权益？
企业合同管理人员需要管理众多的合同，耗费大量人力，需要建立自动化分类归档机制及灵活的编码管理体系，利于快速保存及查找。同时对合同的修订版本形成自动记录，避免因合同资料管理问题，造成合同丢损而引起法律纠纷，维护企业合法权益。
2.1灵活的合同分类机制
根据企业不同类型的管理诉求，灵活定义不同的合同分类目录，如销售合同、采购合同、投资合同、项目合同等，帮助企业规范合同管理体系。2.2灵活的合同编码管理机制
根据合同的不同类型、来源、签约组织等信息形成合同编码档案，确保合同管理的唯一性，通过编码可进行合同的功能性防伪同时利于各类合同的追溯。2.3完整的合同档案管理
合同电子档案及执行过程永久留存，记录纸质合同移交信息，确保合同原件的及时签回。同时电子合同分权分岗权限控制，在快速检索的前提下，保证商业机密安全。2.4合同的防篡改管理
合同文本线下线上一致性，一直是企业存在的潜在风险，加强水印管理和随机码管理，确保纸质合同与电子合同一致，降低企业法律风险。2.5严格的合同相对方管理
针对合同的签约相对方进行严格管控，合同相对方签约的每笔合同及执行情况进行自动记录，并根据合同执行情况对相对方进行分类筛选，合同签约时可优先选择执行效率高的相对方，提升合同执行效率，规避执行风险。3、 如何保障合同规范签署，实时有效的合同监管，降低企业法律风险？
杜绝业务人员随意签署，合同审核权限不清是合同管理需要着重监管的问题。
3.1建立规范化的合同标准体系
按照不同类型合同，提供格式化文本，并自由设定合同关键条款、标的、金额等实现要素格式固化，提高审阅效率，降低审批风险。3.2建立多层级间的合同监管机制
根据不同类型合同管理授权体系形成专属审批流程，同时根据合同的重要程度及条款标的要求，进行组织不同层级之间的审核监管，形成完整监控体系，降低法律风险。合同签署后形成电子档案，完整记录合同信息，为企业合同管理与执行形成有效保障。3.3建立合同用印和签回机制的联动
合同用章联动用印管理，避免公章滥用。申请、用印、签回智能完成，及时提醒，避免企业管理漏洞造成比必要的风险和纠纷。4、 如何实时监控合同有序执行，降低合同执行风险？
合同履行过程中难免发生调整、变更，建立合同变更审核及执行预警体系，实现合同变更风险的强管控。
4.1加强合同变更管理
在合同履行过程中为了规避执行风险，通过合同变更机制，对出现风险的合同进行变更干预，对条款未约定或约定不准的合同及时补充或修改，整个变更和评估过程完整记录，档案内容和状态及时更新，合同管理者可通过合同档案追溯变更情况，从而降低维护成本，避免合同变更带来的管理混乱。4.2合同执行的控制和预警
形成合同执行过程的自动监管机制，当执行条款、金额、数额或时间超出合同约定时自动预警，并通过多种消息通道及时推送，便于合同相关人员及时了解合同执行信息，降低执行风险。4.3建立合同纠纷监管体系
针对由合同执行过程产生的纠纷进行监管，建立从登记到追踪到结案的进度监管体系，并对产生法律诉讼的合同相对方进行黑名单管理，降低因相对方信用问题给企业带来的经营风险。4.4多维度的合同履行情况分析
企业管理者可以通过各个维度对合同执行情况进行分析，比如按照合同的执行状态了解各类合同的执行进度，按照合同收付条款分析资金的排款、收款情况，按照合同的执行时间了解合同执行的交付情况等，并可追溯原始合同。使合同管理者全面掌握合同的执行情况，避免合同执行风险，确保合同执行资金安全。上一篇：高校合同管理系统简介
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